La lettre administrative

La lettre administrative

Plan

·       Introduction

·       Définition

·       La forme de la lettre administrative

·       Le fond de la lettre administrative

·       Les formules et les expressions à employer

·       Les règles de la ponctuation

·       La conclusion

Introduction

La lettre est un document écrit qui obéit à des codes précis qu'il faut respecter :

·       dans sa forme : la présentation et la mise en page sont codifiées ;

·       dans son contenu: il faut observer les étapes et les formules obligatoires qui structurent la lettre.

La lettre est adaptée à son destinataire, et on ne la présente pas de la même manière selon la personne à qui l'on écrit. Il faut différencier deux grands types de lettres : le courrier personnel adressé à la famille ou aux amis, et le courrier administratif ou professionnel.

                  

                  

Définition

La lettre administrative est un écrit adressé par l'administration à un destinataire pour  l'informer ou pour lui faire part d'une décision.

Cet écrit peut être une réponse à une demande d’un administré ou bien l'administration peut être elle-même à l'origine de l'écrit. Ce moyen d'échange entre une administration et son destinataire fait partie d'un  ensemble d'écrits émanant de l'administration qui permet à celle-ci de fonctionner.

LA FORME DE LA LETTRE ADMINISTRATIVE

L’organisation la lettre administrative

On n’écrit pas une lettre à un ami comme on l’écrit à un directeur de société pour demander du travail par exemple.

L’organisation de la lettre dans l’espace de la page et les différences typographiques contribuent plus qu'on ne le croit à la compréhension du message.

La présentation de la lettre a donc une grande importance puisqu’elle doit faire ressortir des indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de l’usager.

La gestion d’espace

Veillez à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une seule page de format A4.

Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page de format A4 de la manière suivante :

         • L’en tête occupe le 1/4 supérieur de la page.

         • Le corps de la lettre occupe la moitié centrale de la page.

        • La signature occupe le 1/4 inférieur de la page.

L’en-tête de la lettre

Ø L’en-tête occupe de préférence le 1/4 supérieur de la page de format A4.

Ø Le nom et l’adresse de l’administration ou du service public en haut à gauche de la lettre.

Ø Le lieu et la date en haut à droite de la lettre.

Ø Le nom de l’interlocuteur au-dessous de l’adresse de l’administration.

Ø L’objet de la lettre en gras, à mi-distance entre la mention du nom de l’interlocuteur et le bas de l’espace réservé à l’en-tête.

Le corps de la lettre

Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible, la moitié centrale de la page de format A4.

Séparez nettement la qualité du destinataire (“Madame”, “Monsieur”, “Madame, Monsieur”) de l’en-tête et de la suite du texte.

N’abusez pas de la segmentation en paragraphes. Réservez-la à des changements importants dans votre texte : changements de phases, de thèmes, d’idées, etc.

Utilisez des alinéas et des tirets pour introduire les différents éléments d’une liste. Chaque élément doit être énoncé brièvement.

La signature

La signature est apposée dans le quart inferieur de la lettre légèrement en dessous de son nom en faisant apparaître la qualité du signataire et la justification de ses pouvoirs (délégation, autorisation…)

Pour le Recteur et par délégation

Le Chef de la division du personnel

Prénom et NOM du signataire

LE FOND DE LA LETTREADMINISTRATIVE

La rédaction de la lettre

         Pour bien l'écrire, il faut connaître les cinq règles d'or d'une lettre administrative: la clarté, la concision, l'exactitude, la prudence et la courtoisie.

 La clarté :

         Comme une lettre engage la personne qui l'écrit, elle doit être formulée clairement. On ne raconte pas sa vie dans une lettre mais on apporte des précisions pouvant aider le destinataire à vous comprendre. Toute lettre doit être écrite en bon français. L'emploi de mots étrangers, même s'ils sont d'usage très courant, est à bannir.

La concision :

         Souvent lue par une personne pressée de prendre une décision, une lettre administrative doit traiter un seul thème. Il sied de donner des indications complètes sur les fonctions et coordonnées du destinataire pour que la lettre arrive à la bonne personne sans détour.

L'exactitude :

         La vérité est de rigueur dans une lettre administrative. L'oubli, l'inexactitude, le mensonge, etc. ne sont pas tolérés dans une lettre.

La prudence :

         Une lettre tient compte d’engagement, il faut donc rester prudent et réservé dans les propositions.  Il faut toujours garder un double ou une copie de la lettre expédiée.

Lors de l'envoi des pièces jointes justificatives, il faut annexer des copies et non les originaux.

La courtoisie :

         Il faut rester courtois dans toutes les situations, n'écris pas une lettre sous l'effet de la colère ou de la contrariété. N'accuse pas ton correspondant de mauvaise foi s'il tarde à te répondre. En cas de réclamation, n'emploie pas un ton menaçant; car tu ne feras qu'envenimer les choses.

L’en-tête

Dans l’en-tête, il est inutile de mentionner tous les services concernés par voie hiérarchique. Mieux vaut citer uniquement l’administration centrale et l’administration locale.

Lorsque vous vous adressez à une seule personne, veillez à personnaliser la qualité de l’usager en écrivant “Madame” ou “Monsieur” et non pas indistinctement “Monsieur, Madame”.

Dans le corps de la lettre, veillez, si c’est le cas, à faire savoir à l’usager que vous avez bien reçu son courrier et à en rappeler le motif.

L'introduction

Présente l'affaire, la question ou le problème que l'on va traiter, de façon rapide et complète.

Résume les idées essentielles de la demande.

Doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé, mais aussi brièvement que possible.

Le développement

Examine sur le fond, l'affaire, la question ou le problème traité. C'est dire l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi sur les faits réels.

Expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire des moins importants à ceux qui justifient la décision).

Est équilibré entre ses différentes parties, séparées par des transitions qui permettent de respecter l'unité et la progression.

Respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli, d'une bonne tenue).

La conclusion

Est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement, fait connaître, d'une manière précise et sans ambiguïté possible, la décision de l'administration (que la réponse soit affirmative, négative ou d'attente).

Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employées dans les formules de Conclusion.

Il est bon de préciser que :

L’expression bien vouloir donne une idée de déférence, de courtoisie. Elle est utilisée par le subordonné s'adressant à son supérieur, vouloir bien est un commandement caché. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le supérieur qui l'emploie en s'adressant à un subordonné.

En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci.

Quelques conseils pour une bonne rédaction

Ø Ne pas multiplier les objets

Ø Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail :

Ø L’introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée),

Ø Le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation,

Ø La conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement.

Ø Tenir compte du destinataire: Il n'a pas forcément  connaissance de l'affaire.

Ø Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse. Replacer les informations dans leur contexte.

Ø Choisir ses mots: En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez en général les termes trop techniques.

Ø Respecter les règles de lisibilité:

ü  bannir le jargon de spécialiste et les mots savants,

ü  donner la signification d'un sigle dès la première utilisation,

ü faire des phrases courtes et développer une idée par phrase,

ü  alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées,

ü  veiller à l'équilibre des paragraphes,

ü  si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination).

Ø Aller à l'essentiel:

 Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.

Ø Limiter la redondance:

La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les redondances.

Ø Être clair:

L'administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut que l'action soit exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire.  Recherchez l'emploi de mots simples. Chaque phrase doit être utile, donc apporter une information nouvelle.

Ø Employer le vocabulaire administratif:

Il existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect fondamental de la hiérarchie.

LES FORMULES ET LES EXPRESSIONS A EMPLOYER

Formules introductives

Faisant référence à un élément précédent :

-J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...

-Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du...

-En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...

-Par lettre du...

-Par lettre rappelée en référence...

-Par votre communication téléphonique du...

-Conformément au circulaire n°... du...

-Vous avez attiré mon attention sur...

-Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...

-J'ai été saisi de...

-J'ai été tenu informé de...

-Vous m'avez signalé que...

Ne faisant pas référence à un élément précédent :

Ø La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par :

ü  d'appeler votre attention sur...

ü  de vous informer de...

ü  de vous faire connaître que...

Ø La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...

Ø Il a été porté à ma connaissance que...

Ø Il m'a été signalé que...

Pour une correspondance adressée à un supérieur :

Ø de vous rendre compte...

Ø de vous faire parvenir...

Ø de vous exposer...

Ø de vous demander de bien vouloir...

Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné :

Ø de vous adresser...

Ø de vous rappeler...

Ø de vous demander de vouloir bien...

Ø de vous faire connaître que...

Formules de demandes

On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes :

Le supérieur:

Ø informe

Ø fait savoir à

Ø fait connaître à

Ø fait observer à

Ø demande à

Ø prie de vouloir bien

Ø engage...

Le subordonné:

Ø rend compte de

Ø expose à

Ø sollicite de

Ø propose de

Ø prie de bien vouloir…

Formules d'exposition (termes précis)

J’ajoute /je confirme/je considère

Je constate /j'estime/ je note

J’observe/je précise/ je rappelle

Je signale /je souligne

Ces verbes à l'infinitif sont souvent précédés de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que...

D'une manière plus autoritaire :

Ø je prends acte...

Ø je crois devoir attirer votre attention...

Ø je ne sous-estime pas... mais...

Formules d'exposition (termes plus souples)

prendre note... / se trouver appelé à… / il est entendu que...

Il n'échappe pas que.../  ne pas douter que…  

Ne pas ignorer que.../ Ne pas manquer de...

 Il n'est pas exclu que... / je ne perds pas de vue...

L'utilisation du verbe «savoir» sert à souligner l'impossibilité théorique d'une éventualité envisagée.

Il ne saurait être question de...

 Il ne saurait vous échapper...

Vous ne sauriez ignorer que...

Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs

Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :

Ø d'une part..., d'autre part...

Ø en premier lieu..., en second lieu...

Ø non seulement..., mais...

Ø tout d'abord..., ensuite..., enfin...

Ø par ailleurs..., en outre...

Expressions qui permettent la transition d'une idée à l'autre, d'un paragraphe à l'autre

Ø À mon avis...

Ø À mon sens...

Ø Pour ma part...

Ø En ce qui me concerne...

Ø  En outre...

Ø Par ailleurs...

Expressions permettant de caractériser l'importance d'un argument ou d'une prescription

Ø À titre principal...

Ø  À titre secondaire, accessoire...

Ø À titre exceptionnel...

Ø  À titre d'information...

Ø Ex : Je vous signale, à titre accessoire, que...

Mot-outils qui expriment restrictions et réserves:

Ø Cependant...

Ø Mais...

Ø Toutefois...

Expressions apportant une précision d'ordre temporel:

Ø Dès maintenant...

Ø D'ores et déjà...

Ø Sans délai...

Ø Sans tarder...

La conclusion est en général amenée par des expressions du type : aussi,... dans ces

Conditions,... en conséquence,... suivies de formules différentes selon les cas.

Il faut noter que l’emploi des différentes formules est directement lié à la position hiérarchique du rédacteur :

- ainsi d’une manière générale dans une correspondance fonctionnelle on privilégiera l’emploi du conditionnel :

 Ex : « je souhaiterais vivement que …» (lettre à un élu) car la position statutaire ne permet pas d’exiger,

- le subordonné s’adressera à un supérieur de la même manière.

- en revanche le supérieur pourra (et souhaitera souvent) utiliser le présent de l’indicatif :

« Je vous demande de vouloir bien veiller à la bonne exécution de cette directive …»

Formules de conclusion (locutions impersonnelles)

Il convient de... il vous appartient de...

Il y a lieu de... il est nécessaire, souhaitable, opportun de...

Il importe de... il y a lieu de...

Il paraît souhaitable, indispensable, préférable de...

Ex : Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue,

Il est indispensable que vous interveniez efficacement,

Il serait opportun que vous sollicitiez...

Formules de conclusion atténuées par l'emploi du futur ou du conditionnel

Je vous serai(s) obligé...

Je vous serai(s) reconnaissant...

Formules de conclusion insistantes

Attacher du prix à…

Prier de veiller à l'application...

Je vous serais obligé de...

Formules de conclusion (locutions impératives)

Décider que... demander que... convier à... je me réserve de...

Engager à... inviter à... prier de... je vous prie de...

Ex : J'ai décidé que cette affaire n'aurait pas de suite...

Je demande (ou je désire) que ces prescriptions soient strictement observées...

Je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles...

Je vous invite à apporter la plus grande diligence...

Formules de conclusion (autres locutions)

Autres locutions

Je vous enjoins... Je vous invite... J'attacherai de l'intérêt à...

Je vous convie... Je vous engage… Je vous saurai(s) gré...

Je vous prie... Je veillerai à… Je vous serai(s) reconnaissant de...

Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous aurez prises.

Quelques fautes à ne pas commettre
Expressions incorrectes	Expressions correctes
De par	Par
Par lettre susvisée	Par lettre visée, rappelée en référence
Je vous annonce	J'ai l'honneur de vous rendre compte
Nous avons convenu de nous revoir	Nous sommes convenus de nous revoir
Par contre	En revanche
Dans le but de	Afin de
Rapport à	à propos de
Baser sur	Fonder sur
Contacter quelqu'un	Prendre contact avec quelqu'un
Solutionner un problème	Résoudre un problème
Demander à ce que	Demander que
Informer de ce que	Informer que

La phrase

Un impératif : que tous les textes fassent clairement apparaître des phrases bien construites allant d'une majuscule à un point.

Les qualités principales du style sont la simplicité et la clarté. Il vaut mieux, en général, faire deux phrases d'une proposition qu'une phrase de deux propositions.

Attention au participe (passé ou présent) en début de phrase !

Le participe en début de phrase impose le respect du sujet de la proposition.

Exemple fautif : Restant à votre entière disposition, veuillez agréer, Madame, mes sincères salutations. ("Restant" n'a pas le même sujet que "veuillez").

Phrase correcte : Restant à votre entière disposition, je vous prie d'agréer...

Attention à l'expression «ci-joint» !

Notez la règle particulière d'accord : l'expression «ci-joint» s'accorde avec le nom auquel elle se rapporte quand elle est placée après ce nom.

Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord).

Elle est invariable lorsqu'elle est placée avant ce nom.

Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable).

LES RÈGLES DE LA PONCTUATION

Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées comme celles de l'orthographe.

Le point (.)

Il marque la fin d'une phrase, c'est-à-dire l'achèvement du développement d'une idée.

Le point-virgule (;)

Il sépare et relie les parties d'une "phrase composée", à la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).

La virgule (,)

Elle sépare des éléments semblables (énumérations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises).

Elle s'utilise également devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or... mais ne figure pas, en général, devant «et» et «ou».

Les deux points (:)

Ils annoncent une explication, une énumération et soulignent un rapport souvent de cause ou de conséquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors suivis de guillemets.

Le point d'interrogation (?)

Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation.

L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la neutralité).

Elle est, en effet, censée répondre aux questions et n'avoir pas à les poser.

Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des périphrases telles que :

«La question se pose de savoir si...».

N.B. Le point d'interrogation n'est pas nécessaire après une interrogation indirecte.

Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

Le point d'exclamation (!)

Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

Les points de suspension (...)

Par trois, ils marquent que le message est inachevé ou interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre.

On ne peut employer «etc.+ trois points de suspension». Il faut choisir : soit «etc.», soit «...».

Les parenthèses ()

Elles isolent une explication ou une réflexion, une référence, une digression du texte principal.

Les tirets

Ils sont utilisés de préférence aux parenthèses -en marquant une séparation moins tranchante- dans une phrase administrative où ils jouent le même rôle.

Les guillemets (« »)

Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l'usage insolite d'un mot. Ils sont employés également pour citer des titres d'ouvrages ou de journaux.

Les blancs

Ils servent à séparer les mots. On les trouve aussi après la virgule, le point et les points de suspension ainsi qu'avant et après pour tous les autres signes de ponctuation.

L'emplacement des signes de ponctuation

Aucun signe de ponctuation ne se place en début de ligne.

Les parenthèses, les guillemets : ouverts : jamais en fin de ligne ; fermés : jamais en début de ligne.

L'alinéa

C'est la séparation que l'on établit en allant à la ligne, c'est-à-dire en laissant incomplète la ligne en cours et en commençant la nouvelle par un retrait.

L'alinéa correspond à une pause très marquée et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe d'idées à un autre.